Ausbildungsinhalte
- Büro- und Sekretariatsarbeiten im Verwaltungs- und Organisationsbereich.
- Umgang mit EDV und Internet
- Ausbildung und Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen unseres Betriebs
- Office Management
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Ihre Aufgaben bei uns
- Arbeit mit verschiedenen Computerprogrammen
- Beantwortung von E-Mails, Erstellen von Texten und Schriftstücken sowie Auswertung von Berichten
- Terminkoordination und Organisation von Besprechungen und Dienstreisen
- Telefonischer Kontakt mit anderen Abteilungen oder Lieferant:innen
- Mitarbeit im Bestellwesen inkl. Einholung, Bearbeitung und Prüfung von Angeboten
- Vorbereitungsarbeiten für die Buchhaltung und die Lohnverrechnung
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Ausbildungsinhalte
- Office-Management
- Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen unseres Betriebes
- Mit den betrieblichen Einrichtungen der Informations- und Telekommunikationstechnik arbeiten
- Durchführen von Arbeiten und Analysen im Logistikmanagement
- Die richtige Handhabung von Gütern beim Transport
- Betreuung und Beratung der Kunden sind ein wichtiger Aufgabenschwerpunkt
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Ihre Aufgaben bei uns
- Prüfung von Rechtsfragen, selbstständige Recherche in Rechtsdatenbanken und Aufbereitung der Ergebnisse
- Verfassen von internen Dokumenten und Richtlinien sowie (interaktiven) Schulungen von rechtlichen Vorgaben (z.B. Datenschutz, Compliance etc.)
- Office Management inkl. Rechnungskontrolle, Zeitkontrollen, Auswertungen & Datenpflege etc.
- Administrative und organisatorische Unterstützung
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Gesundheit und Sport
- Kanzleiverwaltung und Terminadministration
- Sachbearbeitung im Bereich Giftwesen
- Verfahren nach dem Oö. Leichenbestattungsgesetz (Urnenbewilligungen)
- Administration freiberuflicher Tätigkeiten im Sanitätsrecht (u.a. nach dem MMHmG)
- Unterstützung beim Vollzug des Tierschutz- und Oö. Hundehaltegesetzes 2024
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Deine Benefits:
- Willkommen an Bord
- Moderne Büroräumlichkeiten
- Familienfreundliches Unternehmen
- Nachhaltiges Unternehmen
- Events
- Weiterbildungen
- Obst und Kaffee
- Eigene Ideen umsetzen
- Mitarbeitergeschenke
- Gute Work-Life Balance
- Vorteilsprogramm mit attraktiven Angeboten
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Berufserfahrung im Back-Office-Bereich von Vorteil
- Sehr gute MS-Office Kenntnisse
- Deutsch in Wort und Schrift
- Aktives und selbstständiges Arbeiten
- Vertretungsbereitschaft
- Einwandfreier Leumund
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Aufgaben – Dafür sorgen Sie bei uns:
- Gewährleistung eines sicheren Arbeitsumfeldes: Sie erarbeiten Rahmenbedingungen für ein sicheres und ergonomisches Arbeitsumfeld im Verteilzentrum Enns - sowohl für den Bürobereich als auch schwerpunktmäßig für den Lagerbereich. Sie sorgen für die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften sowie Sicherheitsstandards und arbeiten aktiv an Maßnahmen und Projekten zur Weiterentwicklung unserer Sicherheitskultur. Insbesondere im Lagerbereich führen Sie regelmäßig Begehungen durch und leiten selbstständig die Behebung von Mängeln in die Wege.
- Beratung und Austausch: Als erste:r Ansprechpartner:in sind Sie im ständigen Austausch mit Kolleg:innen, internen Nahtstellen sowie externen Partnern, Ämtern und Behörden. Sie priorisieren alle sicherheitsrelevanten Themen und verantworten ein regelmäßiges Besprechungswesen. Gemeinsam mit internen und externen Präventivkräften koordinieren Sie interne Arbeitskreise und definieren konkrete Maßnahmen zur Gefahren- und Unfallverhütung.
- Dokumentation: Die Erstellung, Evaluierung und Anpassung diverser Unterlagen und Unterweisungen sowie das Berichtswesen im Zusammenhang mit Arbeitsunfällen fällt in Ihren Aufgabenbereich. Darüber hinaus dokumentieren Sie die Umsetzung und Abarbeitung entsprechender Verbesserungsmaßnahmen.
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Ausbildungsinhalte
- Office-Management
- Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen unseres Betriebes
- Mit den betrieblichen Einrichtungen der Informations- und Telekommunikationstechnik arbeiten
- Durchführen von Arbeiten und Analysen im Logistikmanagement
- Die richtige Handhabung von Gütern beim Transport
- Betreuung und Beratung der Kunden sind ein wichtiger Aufgabenschwerpunkt
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Magistratsdirektion
- Projektleitung auf Nutzerseite für die Generalsanierung und Neuorganisation des Neuen Rathauses in Linz (Bürogebäude mit rund 1.000 Arbeitsplätzen): zentrale Ansprechperson für alle nutzerrelevanten Belange sowie Schnittstelle zur baulich-technischen Projektleitung, Steuerung und Koordination aller nutzerbezogenen Abstimmungs-, Entscheidungs- und Organisationsprozesse, Erhebung, Strukturierung und Abstimmung der Anforderungen unterschiedlicher Nutzergruppen
- Konzeption, Erstellung und Fortschreibung des Raum- und Funktionsprogramms sowie Begleitung der Architektur- und Flächenplanung aus Nutzerperspektive in Abstimmung mit der Immobilien Linz GmbH & Co KG (ILG)
- Planung und Durchführung von Workshops und Beteiligungsformaten sowie Stakeholder- und Change- Management im Kontext moderner Arbeitswelten
- Projektorganisation, Termin- und Prozesssteuerung, Schnittstellenkoordination sowie Dokumentation und Vorbereitung von Entscheidungsunterlagen
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Abgaben und Steuern
- Unterstützung bei Rechtshilfeersuchen im Ausland (Auslandsvollstreckungen)
- Assistenz für Verwaltungsstrafsachbearbeiter*innen
- Verantwortung für die Inventur im Geschäftsbereich
- Anlagenbuchhaltung im Geschäftsbereich
- Durchführung von Einnahmen- und Ausgabenbuchungen sowie internes Bestellwesen
- Vertretung im Sekretariat des Geschäftsbereichs Abgaben und Steuern
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Deine Qualifikationen
- Eine abgeschlossene kfm. Ausbildung (vorzugsw. HAK, HLW)
- Einen versierten Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Teamfähigkeit und Kommunikationsgeschick
- Berufserfahrung wäre von Vorteil
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20-30 Wochenstunden
- Als Mitarbeiter:in bei uns, übernimmst du richtig coole Aufgaben. Du bist verantwortlich für die Vorbereitung und Kontrolle aller Werbemittel, von Werbetexten bis zur Preiswartung.
- Du koordinierst die Korrekturläufe und bist das Bindeglied zwischen dem Einkauf und der Marketingabteilung.
- Die Erfassung von Fotoprojekten gehört genauso zu deinem Alltag wie die Terminüberwachung und Steuerung.
- Außerdem unterstützt du unsere Einkäufer unter anderem mit folgenden Aufgaben: Bestellung der Artikel bei Neueröffnungen, Vorbereiten von Lieferantenterminen, Vorbereiten und Nachbereiten von Filialbesuchen.
- Du bist die erste Ansprechperson für unsere Filialen.
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Ihre Aufgaben:
- Kontrolle von Sendungsdaten und Zolldokumenten
- Überwachung von Laufzeiten
- Bearbeitung von Reklamationen
- Schnittstelle zwischen Lager, Disposition und Kunden
- Erstellen von Be- und Entladelisten
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Unser Auftrag
- Terminkoordination und Zeitmanagement
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Konferenzen
- Schriftliche und telefonische Korrespondenz
- Datenpflege und elektronische Ablage
- Planung und Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen des Verwaltungsdirektors und dessen Führungskreis
- Empfang und Bewirtung von Gästen
- Vorbereitung von Unterlagen und Präsentationen für Besprechungen
- Erstellung und Bearbeitung von Diagrammen, Statistiken, Aufstellungen, etc.
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Ihr Verantwortungsbereich
- Vorbereitende Buchhaltung (Pre-Accounting): Prüfung, Kontierung und Freigabe von Ein- und Ausgangsrechnungen. Bearbeitung von Leistungsnachweisen, Kassenbelegen und Stundenlisten zur Übergabe an die Buchhaltung, Vorbereitung des Mahnwesens.
- Dokumenten- und Fristenmanagement: Strukturierte digitale und physische Ablage. Versionskontrolle und Überwachung von Fristen (z. B. Gewährleistung, Bürgschaften).
- Administrative Tätigkeiten: Professionelle Korrespondenz, Steuerung der Kommunikationsschnittstellen (Telefon, E-Mail) und administrative Stammdatenpflege sowie Besucherempfang.
- Projektunterstützung: Formatierung von Ausschreibungsunterlagen, Aktualisierung von Nachtragsübersichten und administrative Unterstützung im Material- und Gerätemanagement (Bestellungen und Lieferscheinkontrolle).
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Bau- und Bezirksverwaltung
- Selbstständige Führung von Veranstaltungsbewilligungsverfahren inklusive Bescheiderlassung
- Erstellen und Erlassen von Verordnungen zu Verkehrsmaßnahmen für Veranstaltungen
- Erstellen und Erlassen von straßenpolizeilichen und sonstigen Bewilligungsbescheiden
- Erteilung von Tierschutzgenehmigungen im Zuge von Veranstaltungen und Pyrotechnikverordnungen für Feuerwerke / Klasse II
- Bearbeitung von Beschwerden in Zusammenarbeit mit dem Bürgermeister oder anderen politischen Referent*innen
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Gehalt & Benefits
Das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Ihrer Qualifikation und Erfahrung, die Brutto-Gehaltsangabe bezieht sich auf eine Vollzeitbeschäftigung.
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Unser Angebot
- Eine zentrale Backoffice-Rolle mit hoher Bedeutung für den Unternehmenserfolg
- Enge Zusammenarbeit mit Einkauf, Standorten und Controlling
- Strukturierte Aufgaben mit klaren Prozessen
- Langfristige Perspektive in einem wachsenden Gastronomieunternehmen
- Angenehmes Arbeitsumfeld und kurze Entscheidungswege
- Eine umfassende Einschulung und einen krisensicheren Arbeitsplatz in einem familiären Unternehmensumfeld
- Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Flexible Arbeitszeiten
- Gesunde und köstliche Verpflegung mit Frühstück und Mittagessen während Ihrer Arbeitszeit in unserem Betriebsrestaurant
- ...viele Firmenevents & gemeinsame Aktivitäten, uvm.
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Standort
- eine 6. Urlaubswoche ab einem Jahr Betriebszugehörigkeit
- Vergünstigte Einkaufsmöglichkeiten im BAUHAUS
- sicherer Arbeitsplatz mit Weiterentwicklungsmöglichkeiten in einem modernen und dynamischen Unternehmen
- Firmen-PKW inkl. privater Nutzung
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Ihre Tätigkeit
- Administrative Tätigkeiten und Unterstützung des Bereichsleiters inklusive des gesamten Teams bei diversen operativen Themen
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit relevanten internen und externen Schnittstellen
- Bearbeitung von Angeboten und Abrechnung, sowie Angebotslegung
- Abwicklung von Aufträgen und Projekten nach den vorgegebenen Richtlinien
- Prüfung von Lieferanten- und Subunternehmerrechnungen
- Büro- und Ablageorganisation
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Ihre Aufgaben im Überblick
Management-Support: Administrative und organisatorische Unterstützung des Management-Teams. Office-Management: Selbständige Abwicklung von Termin-, Meeting- und Reisekoordination. Kommunikation: Nationale und internationale Korrespondenz (in Deutsch als auch in Englisch) mit internen und externen Stakeholdern. Projekte & Dokumentation: Erstellung von Präsentationen und Protokollen; Mitarbeit bei Prozessoptimierungen und Projekten. Vertretung: Übernahme der Assistenz der Geschäftsführung bei Abwesenheit.
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Ihre Aufgaben
- Die Prüfung und Verbuchung von Ein- und Ausgangsrechnungen
- Die Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen
- Die Mitwirkung bei der Vorbereitung und Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen
- Mitarbeit bei Kostenrechnungsthemen
- Diverse Administrative Tätigkeiten (Bearbeitung der Post, Pflege der Stammdaten etc.)
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen wie Einkauf, Verkauf, Logistik,…
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Beschäftigungsausmaß:
- OÖ Landesdienst als sicherer und attraktiver Arbeitgeber
- Qualitätsvolles Leistungsspektrum der Kranken - und Unfallfürsorge für oö. Landesbedienstete
- Ein werteorientiertes Betriebs- und Arbeitsklima
- Flexible Arbeitszeitmodelle und betriebliche Gesundheitsvorsorge ("geh mit" Programm)
- Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz in einem engagieren und motivierten Team
- Umfangreiche Aus- und Weiterbildungsangebote
- Staufreie An- und Heimfahrt, gratis Parkplatz
- Ganzjährige Kinderbetreuung
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