Behalten Sie den Überblick, wenn andere ins Schwitzen kommen? Jonglieren Sie gerne mit Zahlen, lieben den Kundenkontakt und möchten nicht nur „assistieren", sondern proaktiv mitgestalten? Dann sind Sie bei unserem Kunden genau richtig!
Sie erstellen präzise Angebote und bereiten vertriebsrelevante Unterlagen so auf, dass sie beim Kunden Eindruck hinterlassen. Von der ersten Buchung bis zur finalen Fakturierung - Sie steuern den gesamten Prozess termingerecht und zuverlässig. Sie stimmen sich direkt und eigenständig mit nationalen sowie internationalen Lieferanten und Kunden ab. Sie halten die administrativen Fäden in der Hand und sorgen für Struktur im Tagesgeschäft.
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Ihre Aufgaben
- Administrative Tätigkeiten im Rahmen der Sekretariatsfunktion
- Aufbereitung von Unterlagen, Protokollen und Präsentationen
- Terminkoordination und Dienstreiseplanung und -abrechnung
- Zeitwirtschaft und Personaladministration und -auswertungen
- Administration von Leasingpersonal, Ferialarbeiter:innen und -praktikant:innen
- Seminarmanagement
- Beschaffungsmanagement
- Devestitionsworkflows
- Dokumentenverwaltung und Ablage
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Das bringst du mit
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Lehre, Matura, …)
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office und ausgeprägte IT-Affinität
- Idealerweise erste Erfahrungen mit ERP-Systemen (SAP)
- Ausgezeichnete Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Vorausschauendes Denken und Handeln
- Genaue, strukturierte sowie eigenständige Arbeitsweise
- Loyalität und Zuverlässigkeit
- Fähigkeit, einen kühlen Kopf zu bewahren, auch in stressigen Situationen
- Organisationsgeschick und Kommunikationsfähigkeit
- Teamgeist und Freude an der fachbereichsübergreifenden Zusammenarbeit
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Ihre Aufgaben im Überblick
Management-Support: Administrative und organisatorische Unterstützung des Management-Teams. Office-Management: Selbständige Abwicklung von Termin-, Meeting- und Reisekoordination. Kommunikation: Nationale und internationale Korrespondenz (in Deutsch als auch in Englisch) mit internen und externen Stakeholdern. Projekte & Dokumentation: Erstellung von Präsentationen und Protokollen; Mitarbeit bei Prozessoptimierungen und Projekten. Vertretung: Übernahme der Assistenz der Geschäftsführung bei Abwesenheit.
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Unser Auftrag
- Mitgestaltung und Aufrechterhaltung eines organsierten Abteilungssekretariates
- Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen für den Abteilungsleiter
- Führen von Abteilungsdokumenten (Mitarbeiter*innenplanung, Verträge, Abrechnungen etc.) und der Korrespondenz
- Befundschreibung nach Diktat
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Intro
- Empfang und Bewirtung von Kund:innen
- Betreuung der Telefonzentrale
- Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden physischen und elektronischen Post
- Koordination und Betreuung von Meetings und Veranstaltungen
- Reise- und Facilitymanagement
- Einkauf und Bestellabwicklung
- Messeorganisation
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Ihr Verantwortungsbereich
- Vorbereitende Buchhaltung (Pre-Accounting): Prüfung, Kontierung und Freigabe von Ein- und Ausgangsrechnungen. Bearbeitung von Leistungsnachweisen, Kassenbelegen und Stundenlisten zur Übergabe an die Buchhaltung, Vorbereitung des Mahnwesens.
- Dokumenten- und Fristenmanagement: Strukturierte digitale und physische Ablage. Versionskontrolle und Überwachung von Fristen (z. B. Gewährleistung, Bürgschaften).
- Administrative Tätigkeiten: Professionelle Korrespondenz, Steuerung der Kommunikationsschnittstellen (Telefon, E-Mail) und administrative Stammdatenpflege sowie Besucherempfang.
- Projektunterstützung: Formatierung von Ausschreibungsunterlagen, Aktualisierung von Nachtragsübersichten und administrative Unterstützung im Material- und Gerätemanagement (Bestellungen und Lieferscheinkontrolle).
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Unser Auftrag
- Dienstzeit Mi und Fr: 12:30 – 17:00
- Telefonie
- Verfassen von Befunden nach Diktat
- Patient*innenadministration
- Vorbereitung der nötigen Dokumente
- Koordination von Patient*innentransporten
- Interdisziplinäre Zusammenarbeit
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Wels | XXXLutz Zentralverwaltung Wels | Vollzeit
- Unterstützung der Projektleitung bei laufenden Bauprojekten
- Kostenabrechnung sowie Rechnungsprüfung
- Erstellung und Aufbereitung von Verträgen für externe Projektpartner
- Abstimmung und Koordination interner und externer Projektpartner
- Organisation der Terminplanung sowie allgemeine administrative Tätigkeiten
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Unser Auftrag
- Selbstständige Durchführung allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben wie Terminkoordination und Telefonmanagement
- Mitwirkung bei der Assistenz von urologischen Interventionen
- Schnittstelle für Patient*innen, Angehörige, Pflege, Ärzt*innen…
- Administrative und organisatorische Aufnahme der Patient*innen
- Assistenz bei der Behandlung von Patient*innen in den Behandlungskojen
- Ansprechpartner*in für interne und externe Kontakte
- Verantwortungsbewusste und konstruktive Mitarbeit sowie Mitgestaltung der Arbeitsabläufe
- Zusammenarbeit in einem multiprofessionellen Team
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DEINE AUFGABEN
- Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei.
Du organisierst, priorisierst und koordinierst Projekte und Informationen – mit Überblick, Weitblick und Verlässlichkeit. Dabei erkennst du, was wichtig ist, bevor es dringend wird, und sorgst dafür, dass Entscheidungen vorbereitet und umgesetzt werden. - Dein Talent für Präsentationen sorgt für Wirkung.
Du bereitest Meetings, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen überzeugend auf – visuell ansprechend, inhaltlich klar und adressatengerecht. Du verstehst, wie man Botschaften inszeniert und Wirkung erzielt. - Deine Kommunikationskompetenz macht den Unterschied.
Ob mit Führungskräften und Mitarbeitenden oder Stakeholdern – du steuerst die Kommunikation professionell, souverän und auf Augenhöhe. Du formulierst und vertrittst Inhalte klar, prägnant und im Sinne der Geschäftsführung. - Du bringst Struktur und Klarheit in Abläufe.
Du hältst Fristen und Prioritäten im Blick und begleitest Entscheidungsprozesse von der Vorbereitung bis zur Umsetzung. Dein Organisationstalent sorgt für Effizienz und Transparenz im Management-Alltag. - Du sorgst für Weiterentwicklung im System.
Du erkennst Zusammenhänge und Chancen im größeren Kontext und trägst dazu bei, Unternehmensziele in konkrete Maßnahmen zu übersetzen. Du siehst Entwicklungsfelder in Strukturen und Prozessen und begleitest Veränderungsinitiativen mit strategischem Blick.
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Aufgaben
- Betreuung von Fernwärmekunden:
- Erstellung Fernwärmeverträge (Anschlusserrichtungsverträge, Wärmelieferverträge, etc.)
- Bestandskundenpflege, Ummeldungen von Wärmelieferverträgen
- Bearbeitung von Sperrworkflows und Abschaltungen
- Bearbeitung von Kundenanfragen, Beauskunftungen
- telefonischer und schriftlicher Kundenkontakt
- Mitarbeit Kundenabrechnung:
- Unterstützung Verbrauchsdatenerfassungen
- Vorbereitung Jahresabrechnungen
- Weiterverrechnung von Dienstleistungen
- organisatorische und administrative Tätigkeiten:
- Erstellung von Auswertungen und Analysen
- Ablage und Aktenverwaltung
- Korrespondenz
- allgemeine administrative Tätigkeiten
- Unterstützung der Fernwärme Servicetechniker
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Deine Aufgaben
- Bewohner*innen/Klient*innenverwaltung für unsere Einrichtungen (Stammdatenverwaltung, Eintritte/Austritte/Änderungen)
- Koordinationsstelle zu den Bezirksverwaltungsbehörden/Sachbearbeiter*innen des Landes
- Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben inkl. Telefon & Post
- Vertretung anderer Administrationsbereiche
- Unterstützende Tätigkeiten für Führungskräfte
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im Ausmaß von 20-38,5 Stunden
- Artikelanlage und Stammdatenpflege in unserem Warenwirtschaftssystem
- Reiseplanung und -koordination
- Zusammenarbeit mit Lieferanten, Filialen sowie internen Abteilungen
- Schnittstellenfunktion zwischen Einkauf, Marketing und Disposition
- Allgemeine Bürotätigkeiten
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Ausbildungsinhalte
- Büro- und Sekretariatsarbeiten im Verwaltungs- und Organisationsbereich.
- Umgang mit EDV und Internet
- Ausbildung und Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen unseres Betriebs
- Office Management
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Unser Angebot
- Eine zentrale Backoffice-Rolle mit hoher Bedeutung für den Unternehmenserfolg
- Enge Zusammenarbeit mit Einkauf, Standorten und Controlling
- Strukturierte Aufgaben mit klaren Prozessen
- Langfristige Perspektive in einem wachsenden Gastronomieunternehmen
- Angenehmes Arbeitsumfeld und kurze Entscheidungswege
- Eine umfassende Einschulung und einen krisensicheren Arbeitsplatz in einem familiären Unternehmensumfeld
- Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Flexible Arbeitszeiten
- Gesunde und köstliche Verpflegung mit Frühstück und Mittagessen während Ihrer Arbeitszeit in unserem Betriebsrestaurant
- ...viele Firmenevents & gemeinsame Aktivitäten, uvm.
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Vollzeit | Teilzeit | Geringfügig
Ihre Aufgaben
- Schriftliches, persönliches und telefonisches Service für die Pfarrangehörigen
- Büroverwaltung und -organisation (Post, Telefon, Korrespondenz, Ablage)
- Führung des pfarrlichen Kalenders (Taufen, Hochzeiten, Begräbnisse, Veranstaltungen) sowie der Matriken, der Pfarrkartei und des Inventarbuchs
- Buchhaltung, Kassaführung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs
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Ihre Qualifikationen:
- Abgeschlossene Lehre – bevorzugt als Bürokaufmann/-frau, Tischler/in, Polsterer/in, Tapezierer/in oder vergleichbare Ausbildung
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
- Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Hohe Lernbereitschaft
- Strukturierte, genaue und sorgfältige Arbeitsweise
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Bildungsmanagement GmbH
Teilzeit
WAS DICH ERWARTET:
- Du führst Beratungsgespräche mit Eltern & Schüler:innen – ehrlich, kompetent, überzeugend
- Du findest passende Lehrkräfte, koordinierst Termine und baust ein loyales Team auf
- Du sorgst für eine gute Stimmung im Standort – und bleibst auch in turbulenten Zeiten freundlich und klar
- Du bist die Stimme, das Gesicht und das Herz deines Standorts
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Organisationseinheit:
- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Korrespondenz und Mailverkehr in Deutsch und Englisch
- Verwaltung, administrative Abwicklung, Budgetkontrolle und Budgetverwaltung (SAP) bei Forschungsprojekten
- Ansprechperson für Anfragen und Unterstützung bei Organisationsaufgaben, z.B. Projekt-, Reise- und Tagungsorganisation
- Ansprechperson für Anfragen von Studierenden und administrative Unterstützung der Lehraufgaben des Instituts
- Mithilfe bei der Planung und Ausrichtung von Institutsveranstaltungen
- Betreuung und Aktualisierung der Institutswebsite
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Ihre Aufgaben
- Allgemeine Bürodienste: Textverarbeitung, Korrespondenz nach Konzepten, Mustern, Vorlagen etc.
- Büro-Organisation und EDV: Key-User EDV und Büroablage (Engage, Digi-Akt), Datenverwaltung (diverse Mail-Verteiler im Siteswift)
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen, Aktionen usw.: Vorbereitung von Materialien, Unterlagen, Medien usw.
- Selbständige Bearbeitung von abgegrenzten Fachaufgaben nach grundsätzlichen Richtlinien und Vorgaben: Check-In und Check-Out von Mitarbeitenden (Personalinformation, MS Teams, private Kontaktdaten im Engage usw.), Verwaltung von Ausschreibungen
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Organisationseinheit:
- Kompetente Beratung der Studierenden
- Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Webinhalten
- Bürowesen und Büroorganisation; Ablage- und Ordnungssystem führen.
- Administrative Unterstützung und Organisation des Lehrveranstaltungs- und Prüfungsbetriebes im gesamten Multimedia-Diplomstudium der Rechtswissenschaften
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Organisationseinheit:
- Administrative Unterstützung im Bereich Forschung (Dateneingaben und unterstützende Tätigkeiten bei klinischen Studien)
- Administrative Unterstützung im Bereich Institutscontrolling
- Ansprechpartner*in für das klinische und wissenschaftliche Team
- Ansprechpartner*in für studentische Angelegenheiten
- Büroorganisation und Terminkoordination
- Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung
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Organisationseinheit:
- Aufrechterhaltung etablierter Zellkulturen
- Labor-Management Ressourcenübersicht und Bestellwesen
- Unterstützung bei der Administration von Forschungsprojekten sowie bei Vorbereitung und Durchführung von Projektabrechnungen (SAP)
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