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Gehalt & Benefits
Das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Ihrer Qualifikation und Erfahrung, die Brutto-Gehaltsangabe bezieht sich auf eine Vollzeitbeschäftigung.
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Ihr Verantwortungsbereich
- Vorbereitende Buchhaltung (Pre-Accounting): Prüfung, Kontierung und Freigabe von Ein- und Ausgangsrechnungen. Bearbeitung von Leistungsnachweisen, Kassenbelegen und Stundenlisten zur Übergabe an die Buchhaltung, Vorbereitung des Mahnwesens.
- Dokumenten- und Fristenmanagement: Strukturierte digitale und physische Ablage. Versionskontrolle und Überwachung von Fristen (z. B. Gewährleistung, Bürgschaften).
- Administrative Tätigkeiten: Professionelle Korrespondenz, Steuerung der Kommunikationsschnittstellen (Telefon, E-Mail) und administrative Stammdatenpflege sowie Besucherempfang.
- Projektunterstützung: Formatierung von Ausschreibungsunterlagen, Aktualisierung von Nachtragsübersichten und administrative Unterstützung im Material- und Gerätemanagement (Bestellungen und Lieferscheinkontrolle).
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Beschäftigungsausmaß:
- abwechslungsreiches und interessantes Aufgabengebiet
- OÖ Landesdienst als sicherer und attraktiver Arbeitgeber
- OÖ Gesundheitsholding zertifiziert als familienfreundliches Unternehmen
- individuelle Kinderbetreuung in familiärer Atmosphäre bis zur Kindergartenpflicht (ganzjährig) sowie Sommerkinderbetreuung
- umfangreiche Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- vergünstigter Mittagstisch im MitarbeitInnenrestaurant
- attraktive Sonder- und Sozialleistungen für OÖ Landesbedienstete
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Vollzeit | Lehrstelle
Linz, Enns, Steyr, Freistadt, Perg
25.11.2025
Linz, Enns, Steyr, Freistadt, Perg
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Unser Auftrag
- Administrative und organisatorische Patient*innenaufnahme
- Administrative Assistenz bei Arztuntersuchungen
- Befundschreibung nach Diktat
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten
- Terminkoordination
- Mitwirkung bei der Gestaltung eines patientenorientieren Umfelde
- Zusammenarbeit in einem multiprofessionellen Team
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DEINE AUFGABEN
- Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei.
Du organisierst, priorisierst und koordinierst Projekte und Informationen – mit Überblick, Weitblick und Verlässlichkeit. Dabei erkennst du, was wichtig ist, bevor es dringend wird, und sorgst dafür, dass Entscheidungen vorbereitet und umgesetzt werden. - Dein Talent für Präsentationen sorgt für Wirkung.
Du bereitest Meetings, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen überzeugend auf – visuell ansprechend, inhaltlich klar und adressatengerecht. Du verstehst, wie man Botschaften inszeniert und Wirkung erzielt. - Deine Kommunikationskompetenz macht den Unterschied.
Ob mit Führungskräften und Mitarbeitenden oder Stakeholdern – du steuerst die Kommunikation professionell, souverän und auf Augenhöhe. Du formulierst und vertrittst Inhalte klar, prägnant und im Sinne der Geschäftsführung. - Du bringst Struktur und Klarheit in Abläufe.
Du hältst Fristen und Prioritäten im Blick und begleitest Entscheidungsprozesse von der Vorbereitung bis zur Umsetzung. Dein Organisationstalent sorgt für Effizienz und Transparenz im Management-Alltag. - Du sorgst für Weiterentwicklung im System.
Du erkennst Zusammenhänge und Chancen im größeren Kontext und trägst dazu bei, Unternehmensziele in konkrete Maßnahmen zu übersetzen. Du siehst Entwicklungsfelder in Strukturen und Prozessen und begleitest Veränderungsinitiativen mit strategischem Blick.
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Ihre Aufgaben im Überblick
Management-Support: Administrative und organisatorische Unterstützung des Management-Teams. Office-Management: Selbständige Abwicklung von Termin-, Meeting- und Reisekoordination. Kommunikation: Nationale und internationale Korrespondenz (in Deutsch als auch in Englisch) mit internen und externen Stakeholdern. Projekte & Dokumentation: Erstellung von Präsentationen und Protokollen; Mitarbeit bei Prozessoptimierungen und Projekten. Vertretung: Übernahme der Assistenz der Geschäftsführung bei Abwesenheit.
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Die Rolle
- 2+ Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle, idealerweise als Assistenz, Assistenz der Geschäftsleitung, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellter
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung zur/zum Rechtsanwaltsfach- und Notarfachangestellten von Vorteil, Quereinsteiger willkommen
- Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift
- Umfassende Microsoft-Office-Kenntnisse (speziell PowerPoint & Excel)
- Erste Erfahrungen mit Datenbanksystemen sowie Erfahrung im Projekt- und Prozessmanagement willkommen
- Proaktive und strukturierte Arbeitsweise mit Hands-on-Mentalität sowie Vertrauenswürdigkeit und Teamgeist
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Die Rolle
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK/HBLA-Matura, Lehre) oder Hochschulstudium.
- Einschlägige Erfahrung als Team Assistenz oder einer ähnlichen Funktion in einem internationalen Umfeld.
- Fließende Englischkenntnisse, Deutsch von Vorteil.
- Gute MS Office Kenntnisse und anderer relevanter Softwareprogramme wie SAP, Workflow-Applikationen und weiterer Anwendungen.
- Teamplayer mit ausgezeichneten Kommunikations- und interkulturellen Fähigkeiten sowie Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
- Proaktive Persönlichkeit, die Verbesserungspotenzial erkennt und qualitätsorientiert arbeitet.
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