Vollzeit | Teilzeit | befristet | Geringfügig
Ihre Aufgaben
- Planung, Organisation und Durchführung sämtlicher Office-Management-Agenden wie Terminkoordination, Betreuung der E-Mail-Postfächer, Korrespondenz, Ablage, Veranstaltungen und Besprechungen
- Unterstützung der Bereichs- und Fachbereichsleitung bei inhaltlichen, operativen sowie strategischen Themen
- Vor- und Zuarbeit bei Personalagenden
- Erstansprechpartner:in für Erwachsenenbildungsagenden bei internen und externen Anfragen
- Erstellen von Protokollen, Texten, Berichten, Einladungen, Präsentationen und Gestaltung der DiALog-Seite
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Vollzeit | Teilzeit | befristet | Geringfügig
Ihre Aufgaben
- Jungscharhäuser: Anmeldemanagement, Terminvergabe, Kontakt zu Mieter:innen, Schriftverkehr und laufende Abstimmung mit den Hausverwalter:innen
- Veranstaltungen und Schulungen: An- und Abmeldungen, Materialorganisation (teilweise inkl. Transport), Verpflegung bei Schulungen sowie Abrechnungen
- Büroorganisation: Kund:innenkontakte per Telefon, E-Mail und Post, Korrespondenz, Layout und allgemeine Verwaltung
- Erstellung und Versand von Protokollen, Berichten, Einladungen und Aussendungen
- Mitarbeit bei Projekten und Veranstaltungen des Teams
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Abgaben und Steuern
- Verantwortung für die Inventur im Geschäftsbereich
- Anlagenbuchhaltung im Geschäftsbereich
- Durchführung von Einnahmen- und Ausgabenbuchungen sowie internes Bestellwesen
- Vertretung im Sekretariat des Geschäftsbereichs Abgaben und Steuern (inkl. aller anfallenden Aufgaben wie SAPHR, Terminvereinbarungen, Telefondienst, Post, ua)
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Aufgabengebiet
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung: Erstellung, Überarbeitung und Formatierung von Präsentationen, Berichten und Schriftstücken
- Organisation und Koordination: Terminplanung, Planung und Koordination von Besprechungen, Unterstützung bei der Organisation von Events, Organisation von Dienstreisen
- Kommunikation: Ansprechpartner:in für interne und externe Stakeholder, Telefonmanagement, Empfangstätigkeit inkl. Bewirtung von Gästen
- Unterstützung im Tagesgeschäft: Eigenständige Bearbeitung zugewiesener Themen, Recherchen, Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen
- Büroorganisation: Verwaltung von Büromaterial, allgemeine Office-Aufgaben
- Öffentlichkeitsarbeit und Content Erstellung: Unterstützung bei Presseaussendungen, Verfassen von Texten inkl. Pflege der Website, Newsletter, Broschüren und interne Kommunikationskanäle
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Organisationseinheit:
- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben wie Korrespondenz, Mailverkehr und Terminplanung
- Organisation des Lehrveranstaltungs- und Prüfungsbetriebs
- Ansprechperson für Studierende, Mitarbeitende und Lehrende
- Erstellung von Präsentationsunterlagen (insbesondere Power-Point-Präsentationen)
- Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen
- Wartung der Institutshomepage und von Kanälen auf sozialen Netzwerken
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Ihre Aufgaben
- Durchführung von kaufmännischen und administrativen Tätigkeiten
- Korrespondenz, Ablage und Erledigung von Büroaufgaben
- Terminkoordination
- Organisation von Sitzungen und Geschäftsreisen
- Erstellung von Präsentationen und Protokollen
- Vorbereitende Personalverrechnung
- GLAZ- und Reisekostenabrechnungen, Personalverwaltungsagenden
- Kaufmännischer Dienst: Bestellabwicklung und Rechnungsfreigabe
- Ansprechpartner:in für Kund:innen und Externe sowie Drehscheibe der internen Bürokommunikation
- Unterstützung bei der Abwicklung von Sponsorings (Kleinsponsorings, Kartenverwaltung)
- Organisation Weihnachtsversand Konzern/Vertrieb
- Persönliche Assistenz der Abteilungsleiterin/Holdingleiterin
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Deine Aufgaben
- Erstellung von Miet- und Betriebskostenabrechnungen
- KFZ-Verwaltung
- Kontrolle und Abwicklung von Eingangsrechnungen
- Allgemeine Sekretariatsagenden, wie Bestellwesen, Fakturierung, Archivierung und Ablage
- Professionelle Abwicklung sämtlicher Korrespondenz
- Administrative und organisatorische Tätigkeiten
- Persönliche und telefonische Anlaufstelle
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Ihre Aufgaben
- Posteingang und -ausgang
- Texte und Schriftstücke aufgrund von Vorgaben korrekt und formgerecht erstellen
- Terminkoordination
- Bestände (wie Büromaterial, Werbeartikel, ...) beschaffen und verwalten
- Rechnungen erstellen und kontrollieren
- an der betrieblichen Buchführung und Kostenrechnung mitwirken
- Angebots-, Bestell,- und Auftragswesen
- Kunden informieren und betreuen, Verkaufsgespräche führen
- Bestellungen (Material, Waren und Dienstleistungen) vorbereiten
- Facheinschlägige Formulare, Vordrucke und Schriftstücke ausfertigen und bearbeiten
- Liefertermine überwachen und Maßnahmen bei Verzug ergreifen
- Administrative Arbeiten mit Hilfe der betrieblichen Informations- und Kommunikationssysteme durchführen
- Statistiken, Dateien und Karteien anlegen, warten und auswerten
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Ihre Aufgaben
- Zentrale Ansprechperson für Kund:innen sowie eigenständige Bearbeitung und Koordination eingehender Anfragen
- Operative Steuerung und Nachverfolgung von Projekten sowie Verwaltung der E-Mail-Postfächer
- Betreuung des voestalpine Trainer:innen Hubs (Auftragsabwicklung von der Anfrage bis zum Projektabschluss, Pflege von Trainer:innenprofilen)
- Unterstützung der Abteilungsleitung in administrativen Agenden (Terminorganisation, Aufbereitung von Unterlagen, Nachverfolgung offener Punkte und Fristen)
- Organisation und Abwicklung von Förderungen und Sprachkursen
- Kalkulation individueller Schulungsangebote sowie im Rahmen des Österreichischen Bildungsprogramms
- Durchführung des Rechnungsworkflows
- Mitarbeit in internen Projekten
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Abgaben und Steuern
- Unterstützung bei Rechtshilfeersuchen im Ausland (Auslandsvollstreckungen)
- Assistenz für Verwaltungsstrafsachbearbeiter*innen
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Ihre Aufgaben
- Eigenständige Bearbeitung von Kundenanfragen, Angeboten und Aufträgen im Stückgutbereich
- Kaufmännische und technische Klärung von Vertriebsaufträgen in enger Abstimmung mit internen Schnittstellen
- Sicherstellung der termingerechten Auftragsabwicklung sowie Überwachung von Liefer- und Auslieferterminen
- Erfassung und Pflege von Aufträgen inklusive Artikel-, Preis- und Produktdaten im ERP-System
- Koordination des termingerechten Versands und der Fakturierung
- Abwicklung von Reklamationen, Retouren und Stornos sowie Unterstützung bei der Kundenkommunikation
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Abgaben und Steuern
- Durchführung der Exekutionen bei öffentlich-rechtlichen Forderungen des Magistrats
- Zahlungskontrollen, Ausbuchung uneinbringlicher Forderungen
- Buchung von Gerichtsgebühren und sonstigen Kosten in SAP
- Schriftverkehr mit Gerichten, Verpflichteten und beteiligten Geschäftsbereichen im Zusammenhang mit Exekutions- und Insolvenzverfahren
- Telefonischer und persönlicher Parteienverkehr
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Ihre Aufgaben bei uns
- Fachlicher Support für das Modul Lohnverrechnung in BMD NTCS sowie erste Ansprechperson für interne User
- Unterstützung bei der Umsetzung gesetzlicher Änderungen, interner Vorgaben und bei der laufenden Optimierung bestehender Prozesse
- Ausarbeitung und Automatisierung von Prozessen in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen
- Erstellung und Pflege von Anleitungen, Dokumentationen und Schulungsunterlagen
- Mitarbeit bei internen Schulungen sowie aktive Wissensvermittlung innerhalb des Unternehmens
- Unterstützung in der operativen Lohnverrechnung und Schnittstellenfunktion zu internen Fachbereichen
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Ihre Aufgaben
- Anlage und Pflege von Lieferanten- und Teilestammdaten
- Eigenverantwortliche Betreuung einer definierten Warengruppe
- Sicherstellung und kontinuierliche Verbesserung der Stammdatenqualität
- Pflege von Einkaufs- und Verkaufspreisen im ERP-System
- Unterstützung bei Ausschreibungen und Angebotsanfragen
- Sourcing von Standardprodukten
- Verwaltung und Archivierung externer Dokumente
- Aktive Mitwirkung bei der Einführung und Optimierung neuer Prozesse
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Ihre Aufgaben
- Empfang und Betreuung von Besuchern und Mitarbeitenden im Empfangsbereich
- Strukturiertes Telefon- und Zutrittsmanagement
- Administrative Tätigkeiten wie Bearbeitung von Emailanfragen, Datenpflege im Mitarbeiterportal
- Unterstützung beim Management von Betriebsführungen
- Koordination des Fuhrparks
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
- Arbeitszeiten: 32h/ 4 Tage jeweils von 10:30 bis 19:00
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Kultur und Bildung, Abteilung Schulen
- Tätigkeiten im Zusammenhang mit Schüler*inneneinschreibungen
- Evidenthaltung der Zu- und Wegzüge von schulpflichtigen Kindern
- Zuweisung von Schulplätzen
- Erhebung von Klassen- und Schüler*innenzahlen
- ständige Aktualisierung der vorhandenen Raum- und Funktionsbücher und der damit verbundenen Schulplatzkontingente
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Starten Sie Ihre Karriere in der Brech- und Siebindustrie
- Technische Ausbildung von Vorteil
- Erste Erfahrung in der Abwicklung technischer Projekte und Vertriebsinnendienst
- Gute Excel-Anwenderkenntnisse
- Kommunikationsfähigkeit & sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse
- Hohes Maß an Belastbarkeit, Flexibilität und Teamgeist
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Organisationseinheit:
- Selbstständige Bearbeitung aller Aufgaben im Rahmen der technisch-naturwissenschaftlichen Fakultät der Lehr- und Studienkoordination insbesondere hinsichtlich Prüfung und Abwicklung der Lehre (Team Naturwissenschaften)
- Beratung und Unterstützung der Institute bei Fragen zur Lehre und zum digitalen Lehrbeantragungssystem
- Umsetzen der Erstellung und Änderung von Curricula in Abstimmung mit dem*der zuständigen Koordinator*in
- Administrative sowie fachliche Unterstützung des*der zuständigen Koordinators*in und der Abteilungsleitung LSK
- Aufbereitung von Informationen und Erstellung von Auswertungen
- Fallweise Vertretung der Referent*innen des Teams Technik
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Organisationseinheit:
- Betreuung und Pflege der Websiteinhalte und des abteilungsinternen Wikis
- Administrative Unterstützung im Bereich Institutscontrolling
- Ansprechpartner*in für das klinische und wissenschaftliche Team
- Ansprechpartner*in für studentische Angelegenheiten
- Administrative Unterstützung im Bereich Forschung (Dateneingaben und unterstützende Tätigkeiten bei klinischen Studien)
- Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung
- Büroorganisation und Terminkoordination
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Ihre Aufgaben
- Bei uns erwarten Sie spannende und vielfältige Tätigkeiten in diversen Bereichen, wie u.a.
- im Einkauf,
- im Verkauf,
- im Marketing,
- im Personalmanagement ODER
- im Rechnungswesen
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Duale Akademie Österreich
- Abschluss / Maturaniveau einer allgemeinbildenden höheren Schule
- Motivation, Engagement und Interesse am Umgang mit moderner Infrastruktur
- Du bist strukturiert, kaufmännisch begabt und übernimmst gerne Verantwortung
- Kommunikation ist genau Deins und auf globaler Ebene umso mehr
- Du bevorzugst ein junges Team - Humor inklusive
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Ihre Aufgaben
- Strategische Unterstützung für Meetings und Verhandlungen: Recherche, Strukturierung und Gestaltung von Präsentationen, Briefings für interne und externe Stakeholder
- Erstellung von Berichten als fundierte Entscheidungsbasis: Reports, Analysen, KPIs, …
- Vorbereitung und Koordination gesellschaftsrechtlicher Beschlüsse
- Begleitung und Koordination unternehmensweiter Projekte mit direktem Reporting an den CEO
- Eigenverantwortliche Übernahme von Sonderaufgaben
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WAS DICH ERWARTET
- Selbstständige Führung der Finanzbuchhaltung und Nebenbuchhaltungen von Geschäftsbereichen bis hin zur Rohbilanz
- Durchführung des gesamten Zahlungsverkehrs
- Mitarbeit an Projekten innerhalb des gesamten Finanz– u. Rechnungswesens
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Organisationseinheit:
- Beratung von JKU-Studierenden zu einem Auslandsstudium, Aufbereitung der Informationen (Website, Info-Veranstaltungen) in Deutsch und Englisch
- Unterstützung bei der Administration der Erasmus+ Stipendien (u.a. Prüfung der Voraussetzungen)
- Arbeit mit den Datenbanken MoveOn und Beneficiary Module
- Kontaktperson für Studierende und Partneruniversitäten von der Bewerbung bis zur Rückkehr
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WAS DICH ERWARTET
- Dich erwartet eine wichtige Teamrolle für interne IT-Services mit dem Schwerpunkt Microsoft/Security/Netzwerktechnik.
- Dazu gehört die Planung, Implementierung und Betrieb von Infrastrukturen im Bereich Microsoft (DNS, DHCP, AD).
- Deine Verantwortung umfasst diverse Bereiche wie VLANs, HP-Switches, Firewalls, Wireshark, VPN, Netzwerkzugriffskontrolle (NAC), defensive Security, etc.
- Begriffe wie Tiering im AD, PAM und PAW sind für Dich keine Fremdwörter.
- Deine Arbeitsweise ist von IT-Sicherheit und Automatisierung geprägt.
- Du optimierst bestehende Netzwerke/IT-System bis hin zur Neukonzeption sowie Implementierung von neuen Lösungen.
- Du führst erweiterte Fehleranalysen durch und arbeitest an der Behebung von Incidents und Problemen im 2nd Level Support mit.
- Die Kommunikation mit externen Partnern fällt Dir nicht schwer
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WAS DICH ERWARTET
- Servicecenter für Mitglieder und Geldspender:innen
- Beantwortung telefonischer und schriftlicher Anfragen
- Weiterentwicklung (Wartung und Aktualisierung) der Spenderdatenbank
- Analysen, Statistiken und Auswertungen
- Rechnungslegung und laufendes Controlling
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Unser Auftrag
- Administrative und organisatorische Patient*innenaufnahme
- Administrative Assistenz bei Arztuntersuchungen
- Medizinische Befundschreibung
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten
- Terminkoordination sowie diverse organisatorische Tätigkeiten
- Mitwirkung bei der Gestaltung eines patientenorientieren Umfeldes
- Zusammenarbeit in einem multiprofessionellen Team
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Ihre Aufgaben
- Koordination der Kommunikationswege in Pax Christi Österreich
- Organisation und Teilnahme an den Sitzungen auf Österreich-Ebene, Kontakt zu Referent:innen, jährlicher Tätigkeitsbericht
- Öffentlichkeitsarbeit: Mitarbeit in der Zeitungsredaktion, Erstellung und Versand des Newsletters, Veröffentlichung von Stellungnahmen, Betreuung der Website und des Social-Media-Auftritts
- Erstellen des Finanzplanes und Verwaltung der Finanzen
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Ihre Aufgaben:
Vorbereitung der Freigabe von Packmitteln, Rohstoffen, Wirkstoffen und Bulkprodukten. Unterstützung bei der Bearbeitung von Reklamationen und Abweichungsuntersuchungen (OOS). Richtlinienkonforme und auditfähige Dokumentation aller Tätigkeiten. Administrative und organisatorische Unterstützung im täglichen Betrieb. Genaue Abarbeitung definierter Arbeitspakete.
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