7 SAP-Basis-Administration Jobs in Oberösterreich
Ihre Aufgaben
- Systemadministration und operativer Betrieb der SAP-Landschaft in der SAP Private Cloud (RISE with SAP)
- Überwachung, Analyse und Performance-Optimierung der SAP-Systeme
- Verwaltung von Mandanten und Transporten sowie Durchführung von Systemkopien
- Sicherstellung von Systemverfügbarkeit, Stabilität und Sicherheit
- Planung und Koordination von Upgrades, Patches und Release-Wechseln in Zusammenarbeit mit SAP- und Hosting-Partnern
- Incident-, Problem- und Change-Management für die SAP-Basis (ITIL-orientiert)
- Dokumentation der SAP-Systemlandschaft sowie Pflege von Architektur- und Betriebsrichtlinien
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Organisationseinheit:
- Prüfung und Kontrolle der Arbeitszeitaufzeichnungen der Mitarbeiter*innen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Einhaltung der geltenden Arbeitszeitregelungen
- Ansprechperson für Mitarbeiter*innen und Führungskräfte bei Fragen zur Zeiterfassung
- Schnittstelle zur Personaladministration bei allen Fragen zur Zeiterfassung vor allem hinsichtlich Eintragung der Abwesenheiten
- Mitwirkung bei der Erstellung und Aufbereitung von Übersichten zu Arbeitszeiten, Zeitguthaben, Deckungsprüfungen bei All-In Verträgen und Überstundenpauschalen
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung der Prozesse rund um die Zeiterfassung
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Aufgaben – Dafür sorgen Sie bei uns:
- JIRA-Ticketbearbeitung: Über ein JIRA-Ticketsystem werden Stammdatenkonflikte gemeldet. Ihre Aufgabe besteht darin, diese zu interpretieren und anhand definierter Workarounds die konzernweit wirtschaftlichste Lösung zu finden.
- Administration und Datenpflege: Sie pflegen im zentralen Stammdatensystem SAP die Grunddaten der logistischen Mengeneinheiten. Zur Recherche nutzen Sie zusätzlich Markant (m.PIM) oder die dm internen Lagerverwaltungssysteme. Teamintern zeigen Sie selbstständig Prozessoptimierungspotentiale, sowie neue Stammdatenkonfliktkonstellationen auf.
- Kommunikation: Sie agieren als erste:r Ansprechpartner:in im 1st Level Support. Bei Bedarf kommunizieren Sie mit Industriepartner:innen oder dem Produktmanagement. Wir nutzen dabei die Konzernsprache Deutsch.
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Organisationseinheit:
- Vorbereitung von Aktenvermerken auf Basis des Stellenplans/ der Personalkostenplanung sowie Zusammenstellung und Prüfung der erforderlichen Unterlagen und Informationen
- Abstimmung und Informationsausstausch mit internen Organisationseinheiten
- Erstellung und Ausarbeitung von Aktenvermerken unter Berücksichtigung der geltenden Richtlinien, Vorgaben und internen Prozesse
- Nachverfolgung des Bearbeitungsstatus, Einholung erforderlicher Freigaben sowie Dokumentation des Bearbeitungsprozesses
- Strukturierte Verwaltung, Ablage und Archivierung sowie Sicherstellung einer vollständigen und nachvollziehbaren Dokumentation aller Unterlagen
- Mitwirkung bei der laufenden Optimierung der administrativen Abläufe und Unterstützung der Abteilungsleitung und Kolleg*innen im Tagesgeschäft
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Organisationseinheit:
- Eigenverantwortliche Organisation des Institutssekretariats (z. B. Bestellungen, Abrechnungen, Terminverwaltung)
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in organisatorischen Angelegenheiten (Lehradministration, Dienstreisen)
- Korrespondenz, Mailverkehr und Korrekturlesen auf Deutsch und Englisch
- Verwaltungsagenden im Zusammenhang mit Lehre und Forschungsprojekten (Budgetverwaltung, Budgetkontrolle, Kalkulation)
- Ansprechperson für Studierende, Zentrale Dienste und Lektor*innen
- Betreuung und Aktualisierung diverser Webseiten (z. B. Institut, Pure)
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Organisationseinheit:
- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
- Verwaltung des Institutsbudgets und von Drittmitteln
- Administrative Unterstützung der Forschenden und Lehrenden
- Organisation des Lehrveranstaltungs- und Prüfungsbetriebs
- Ansprechperson für Studierende
- Weitere Organisationsaufgaben, wie z.B. Dienstreisen und Veranstaltungen
- Abrechnung von Dienstreisen
- Wartung der Institutshomepage
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Ihre Aufgaben
Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen des Top-Managements inklusive Erstellung und Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen Verlässliche Assistenzunterstützung der Bereichsleitung in der laufenden Büro- und Verwaltungsorganisation (Termin-, Fristen- und Korrespondenzmanagement) Administrative Aufbereitung und Formatierung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen auf Basis bestehender Inhalte Durchführung klassischer Assistenzaufgaben (Arbeitszeiterfassung in SAP, Dienstreiseorganisation und -abrechnung sowie Bestellwesen) Pflege, Kontrolle und laufende Aktualisierung von Dokumenten, Übersichtslisten und Ablagestrukturen nach festgelegten Standards Durchführung administrativer Tätigkeiten gemäß klar definierten Prozessen und Richtlinien sowie fallweise Vertretung des Vorstandssekretariats
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