Ihre Aufgaben
- Buchhaltung für die Pfarre und Pfarrgemeinden: Rechnungsbelege sammeln, kontieren und verbuchen
- Überweisung der Gehälter
- Erstellen der Kirchenrechnung (Jahresabschluss) und damit verbundene Buchungstätigkeiten
- Erstellung diverser Berichte und Auswertungen, insbesondere Soll/Ist-Vergleiche
- Selbständige Korrespondenz mit internen und externen Stellen
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Ihre Aufgaben
- Durchführung von kaufmännischen und administrativen Tätigkeiten
- Korrespondenz, Ablage und Erledigung von Büroaufgaben
- Terminkoordination
- Organisation von Sitzungen und Geschäftsreisen
- Erstellung von Präsentationen und Protokollen
- Vorbereitende Personalverrechnung
- GLAZ- und Reisekostenabrechnungen, Personalverwaltungsagenden
- Kaufmännischer Dienst: Bestellabwicklung und Rechnungsfreigabe
- Ansprechpartner:in für Kund:innen und Externe sowie Drehscheibe der internen Bürokommunikation
- Unterstützung bei der Abwicklung von Sponsorings (Kleinsponsorings, Kartenverwaltung)
- Organisation Weihnachtsversand Konzern/Vertrieb
- Persönliche Assistenz der Abteilungsleiterin/Holdingleiterin
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Organisationseinheit:
- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben wie Korrespondenz, Mailverkehr und Terminplanung
- Organisation des Lehrveranstaltungs- und Prüfungsbetriebs
- Ansprechperson für Studierende, Mitarbeitende und Lehrende
- Erstellung von Präsentationsunterlagen (insbesondere Power-Point-Präsentationen)
- Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen
- Wartung der Institutshomepage und von Kanälen auf sozialen Netzwerken
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Aufgaben, die mich erwarten
- organisatorisches Unterstützen bei der Personalsuche in den Bereichen Verkauf und Logistik
- administratives Abwickeln des Bewerbermanagements (z.B. Vorselektion, Einholen von Unterlagen, Bearbeiten von Absagen und Zusagen)
- Pflegen und Abbilden der Recruitingprozesse in unserem Bewerbermanagementsystem (z.B. Aktualisieren des Bewerbungsstatus und Abwickeln der Korrespondenz)
- Erstellen und Verwalten von Stellenausschreibungen auf der Unternehmenswebseite und in Jobportalen
- schriftliches und telefonisches Beantworten der Anfragen unserer Kandidat:innen
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Organisationseinheit:
- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten im Team: Korrespondenz (englisch und deutsch), Beschaffung, Reiseabwicklung, Personalprozesse, Terminplanung, Administration von Lehrveranstaltungen, etc.
- Ansprechpartner*in für Mitarbeiter*innen, Studierende und Gäst*innen
- Unterstützung bei der Administration von Forschungsprojekten sowie bei der Vorbereitung und Durchführung von Projektabrechnungen
- Aktualisierung der Institutshomepage und der Forschungsdokumentation
- Mitwirkung bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen
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Unser Auftrag
- Anlaufstelle für medizinische Bereiche bei Beschaffungsthemen
- Koordination zwischen Lieferanten, Lager, Datenmanagement und zentralem Einkauf
- Operative Bestellabwicklung inklusive Bedarfsklärung und Bestellauslösung
- Laufende Abstimmung mit Kolleg*innen zu operativen Beschaffungsthemen
- SAP-gestütztes Bestellmanagement inkl. Terminverfolgung und Überwachung
- Pflege und Aktualisierung materialspezifischer Stamm- und Transaktionsdaten
- Korrespondenz, Reklamations- und Mahnwesen bei Lieferabweichungen und Qualitätsfragen
- Rechnungsprüfung sowie Reparatur- und Retourenmanagement
- Mitarbeit in operativen Beschaffungs- und Optimierungsprojekten im Team
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Organisationseinheit:
- Allgemeine Verwaltung und Korrespondenz für die Institutsleitung (z. B. Materialbestellung, Einholung von Unterschriften, Organisation von Besprechungen und Telefonkonferenzen sowie Personalangelegenheiten)
- Lehre und Programmkoordination: Hauptansprechpartner*in für Studierende, Mitarbeitende und externe Dozierende; Semester- und Studiengangsplanung; Raumreservierung; Unterstützung während des Semesters; administrative Unterstützung bei Prüfungen und Kursmaterialien
- Kommunikation und Community: Koordination der internen und externen Kommunikation; Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen Mitarbeitenden, Dozierenden und der IT-Abteilung; Pflege der Institutswebsite; regelmäßige Erstellung von Inhalten für die Social-Media-Kanäle des Instituts und seiner Mitglieder; Unterstützung des Institutsnetzwerks/der Community
- Finanzen und Budgetierung: Rechnungsprüfung; Budgetplanung und -prüfung (SAP); Finanzberichterstattung; Projektabschluss für extern finanzierte Projekte
- Reisen: Organisation von Reisen für Gäste und Mitarbeitende; Buchung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
- Personalverwaltung: Erstellung von Stellenanzeigen, Koordination von Bewerbungen, Organisation von Vorstellungsgesprächen, Unterstützung beim Onboarding; Organisation jährlicher Leistungsbeurteilungen
- Organisation verschiedener Veranstaltungen (Workshops, Research Retreats, etc.), Pflege des Institutsnetzwerks und Betreuung der Institutscommunity
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Organisationseinheit:
- Allgemeine universitäre Assistenz- und Verwaltungsarbeiten
- Verantwortung für die Korrespondenz der Vorständin der Klinischen Abteilung
- Terminkoordination und Reiseorganisation (inklusive Dienstreisebeantragungen)
- Koordination von Meetings, Telefonkonferenzen, Mitarbeiter*innenbelangen, Zeugnissen, Unterschriften
- Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen (inklusive Raumvorbereitung, Protokollführung)
- Aufbereitung von Unterlagen (Protokolle, Diktate) sowie Aktenverwaltung und Archivierungstätigkeiten
- Administrative Unterstützung der Lehrenden der Klinischen Abteilung im Studium Humanmedizin (z.B. Unterstützung bei der Erstellung von Lehrveranstaltungsunterlagen)
- Unterstützung bei der Administration von Forschungsprojekten sowie bei der Vorbereitung und Durchführung von Projektabrechnungen
- Ansprechpartner*in für Mitarbeiter*innen und externe Personen (z.B. Gastärzt*innen) Rechnungskontrolle
- Materialbestellung
- Organisation von Mitarbeiter*innen-Gesprächen und Bewerbungen
- Verantwortung für die Institutshomepage
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Ihre Aufgaben - verantwortungsvoll, vielseitig und wichtig:
- Schadensabwicklung von A bis Z: Entgegenahme, Prüfung und Bearbeitung von Schadensmeldungen
- Kommunikationsdrehscheibe: Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit internen Abteilungen und externen Partnern wie Anwälten, Behörden, Versicherungen
- Detektivarbeit inklusive: Eigenständige Recherchen zur Aufklärung von Schadenshergängen und -ereignissen
- Klarheit in Zahlen: Erstellung und Überprüfung von Abrechnungen mit Versicherungen und Schadensverursachern
- Alles im Blick: Pflege und Dokumentation von Schadenakten inkl. digitaler Ablage und Datenverwaltung
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