AT - Schwertberg
- Abwechslungsreicher: Du stehst im engen Austausch mit der Geschäftsführung und sorgst mit präzisen Reportings und Analysen für strategische Entscheidungen.
- Vernetzter: Du erkennst Optimierungspotentiale und leitest gemeinsam mit den Führungskräften Maßnahmen zur Verbesserung ab.
- Ganzheitlicher: Du gestaltest Forecasts und Businesspläne mit und übernimmst eine Lead-Rolle beim Budgetierungsprozess.
- Verantwortungsvoller: Du arbeitest eng mit unserem Corporate-Controlling-Team bei Projekten zusammen und führst Ad-Hoc-Analysen durch.
- Strategischer: Deine monatlichen Reportings sowie Abweichungs- und Fehleranalysen tragen maßgeblich zum Erfolg unserer österreichischen Niederlassung bei.
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Organisationseinheit:
- Fachliche und organisatorische Führung der Mitarbeiter*innen des Referats Prüfungs- und Anerkennungsservice und Ausübung der diesbezüglichen unmittelbaren Dienstaufsicht
- Förderung und Begleitung von Digitalisierungsprozessen
- Prozessmanagement und -evaluierung im Bereich des Prüfungs- und Anerkennungswesens
- Umsetzung rechtlicher Anforderungen im Prüfungs- und Anerkennungswesen
- Selbstständige Übernahme operativer Tätigkeiten im Tagesgeschäft
- Budgetplanung
- Reporting
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Ihr Fahrplan – die Aufgaben im Überblick:
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Ihre Aufgaben:
- Mitarbeit bei der Umsetzung technischer Infrastruktur‑ und Tunnelprojekte
- Unterstützung bei Projektorganisation, Termin‑ & Kostenverfolgung
- Ermittlung des Beschaffungsbedarfs, Erstellung von KostenschätzungenMitwirkung bei Vergaben nach dem Bundesvergabegesetz (BVerG)
- Monitoring und Abwicklung von Bestellungen sowie Budgetplanung
- Kontrolle & Abrechnung von Bau‑, Dienst‑ und Lieferleistungen
- Eigenverantwortliche Umsetzung kleinerer Projekte
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Organisationseinheit:
- Allgemeine Verwaltung und Korrespondenz für die Institutsleitung (z. B. Materialbestellung, Einholung von Unterschriften, Organisation von Besprechungen und Telefonkonferenzen sowie Personalangelegenheiten)
- Lehre und Programmkoordination: Hauptansprechpartner*in für Studierende, Mitarbeitende und externe Dozierende; Semester- und Studiengangsplanung; Raumreservierung; Unterstützung während des Semesters; administrative Unterstützung bei Prüfungen und Kursmaterialien
- Kommunikation und Community: Koordination der internen und externen Kommunikation; Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen Mitarbeitenden, Dozierenden und der IT-Abteilung; Pflege der Institutswebsite; regelmäßige Erstellung von Inhalten für die Social-Media-Kanäle des Instituts und seiner Mitglieder; Unterstützung des Institutsnetzwerks/der Community
- Finanzen und Budgetierung: Rechnungsprüfung; Budgetplanung und -prüfung (SAP); Finanzberichterstattung; Projektabschluss für extern finanzierte Projekte
- Reisen: Organisation von Reisen für Gäste und Mitarbeitende; Buchung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
- Personalverwaltung: Erstellung von Stellenanzeigen, Koordination von Bewerbungen, Organisation von Vorstellungsgesprächen, Unterstützung beim Onboarding; Organisation jährlicher Leistungsbeurteilungen
- Organisation verschiedener Veranstaltungen (Workshops, Research Retreats, etc.), Pflege des Institutsnetzwerks und Betreuung der Institutscommunity
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Beschäftigungsausmaß:
- OÖ Landesdienst als sicherer und attraktiver Arbeitgeber
- Werteorientiertes Betriebs- und Arbeitsklima
- Betriebliche Gesundheitsförderung („geh mit“ Programm)
- „LOA“ Lebensphasenorientiertes Arbeiten
- Vergünstigter Mittagstisch im MitarbeiterInnenrestaurant
- Umfangreiche Aus- & Weiterbildungsangebote in der OÖG Akademie
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Ihre Aufgaben
- Mitarbeit bei der konzeptionellen Weiterentwicklung und Optimierung von IT-Teams mit Fokus auf Effizienz, Zusammenarbeit und methodische Standards
- Mitwirkung an der konzeptionellen Weiterentwicklung und Standardisierung von Projektmanagement‑Methodiken zur Erhöhung von Transparenz, Vergleichbarkeit und Steuerungsfähigkeit
- Unterstützung im Controlling‑Umfeld bei der Definition, Analyse und Aufbereitung kaufmännischer Kennzahlen (KPIs)
- Analyse und strategische Bewertung bestehender Vorgehensmodelle sowie Ableitung strukturierter Optimierungs‑ und Weiterentwicklungsansätze
- Konzeptionelle Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Konzepten und Entscheidungsgrundlagen für Steuerungsgremien
- Strukturierte Dokumentation von Prozessen, Rollen und Best Practices zur nachhaltigen Verankerung von Standards und Wissen
- Übernahme operativer Aufgaben zu den Solution Teams sowie Unterstützung bei der Projektabwicklung
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Beschäftigungsausmaß:
- OÖ Landesdienst als sicherer und attraktiver Arbeitgeber
- interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
- werteorientiertes Betriebs- und Arbeitsklima
- MitarbeiterInnenverpflegung mit optimalem Preis-Leistungs-Verhältnis
- Versicherungsschutz durch die Kranken- und Unfallfürsorge für Landesbedienstete (KFL)
- E-Ladestationen für E-Bikes
- preiswerte Parkmöglichkeit in geschützten Tiefgaragen
- spezifische Fortbildungsangebote durch die Akademie der OÖ Gesundheitsholding
- betriebliche Gesundheitsförderung („geh mit Programm“ mit umfangreichen Angeboten von Sport, Entspannung, Basteln, Kochen, etc.)
- wir fördern das Miteinander und den Zusammenhalt unserer Mitarbeiter unter anderem durch gemeinsame Aktivitäten, wie Sommer- oder Weihnachtsfeste, sportliche Events und Betriebsausflüge
- vergünstige Urlaubsangebote in landeseigenen Unterkünften an besonders schönen Orten in Oberösterreich
- Sommerkinderbetreuung, Krabbelstube (ganzjährig)
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