Ihre Aufgaben
- Strategische Unterstützung für Meetings und Verhandlungen: Recherche, Strukturierung und Gestaltung von Präsentationen, Briefings für interne und externe Stakeholder
- Erstellung von Berichten als fundierte Entscheidungsbasis: Reports, Analysen, KPIs, …
- Vorbereitung und Koordination gesellschaftsrechtlicher Beschlüsse
- Begleitung und Koordination unternehmensweiter Projekte mit direktem Reporting an den CEO
- Eigenverantwortliche Übernahme von Sonderaufgaben
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Das bewirken Sie in dieser Rolle
Systemeinführung: Sie unterstützen bei der Einführung des Dokumentenmanagementsystems COMOS am Standort und verantworten den Datentransfer aus bestehenden Systemen. Key-User Funktion: Sie übernehmen eine zentrale Rolle für COMOS, nehmen an internationalen Community-of-Practice-Meetings teil und stimmen sich mit globalen Teams ab. Schnittstellenmanagement: Sie arbeiten eng mit globalen Ansprechpartner:innen sowie externen Dienstleistern zusammen und stellen eine auditfähige Dokumentation sicher. Prozessoptimierung: Sie unterstützen bei der Harmonisierung technischer Dokumentationsprozesse und bereiten Analysen sowie Präsentationen vor.
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Organisationseinheit:
- Betreuung und Pflege der Websiteinhalte und des abteilungsinternen Wikis
- Administrative Unterstützung im Bereich Institutscontrolling
- Ansprechpartner*in für das klinische und wissenschaftliche Team
- Ansprechpartner*in für studentische Angelegenheiten
- Administrative Unterstützung im Bereich Forschung (Dateneingaben und unterstützende Tätigkeiten bei klinischen Studien)
- Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung
- Büroorganisation und Terminkoordination
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Organisationseinheit:
- Proaktive Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Abläufen
- Unterstützung im Tagegeschäft und Schnittstelle in der Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen
- Mitarbeit bei Marketing- und Kommunikationsmaterialien
- Selbstständige Vorbereitung von Unterlagen, Briefings und Entscheidungsgrundlagen
- Selbständige Administration und Aktualisierung der Website in Typo3
- Unterstützung bei der Planung von Veranstaltungen
- Vorausschauendes Mitdenken und eigenständiges Priorisieren
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Ihr zukünftiges Aufgabengebiet
- Umsetzung des Compliance-Jahresprogramms gemäß Konzernvorgabe sowie eigenständige Betreuung von Compliance-Themen
- zentrale Ansprechperson für sämtliche Compliance-Agenden sowie Beratung des Managements und der Mitarbeiter:innen
- Durchführung von Compliance-Risiko-Assessments sowie Identifikation potenzieller Interessenskonflikte
- Identifikation, Bewertung und laufendes Monitoring von Compliance- Prozessen, -risiken und -kontrollen, insbesondere in den Bereichen Kartellrecht, Korruption, Datenschutz, Sponsoring und Spenden sowie dem Informationsfreiheitsgesetz
- aktives Mitwirken bei Compliance-Audits
- Förderung des Compliance-Bewusstseins durch zielgerichtete Schulungen, Awareness-Maßnahmen und interne Kampagnen
- aktive Teilnahme an Compliance-Meetings sowie regelmäßiger Austausch mit und Berichterstattung an den Compliance Officer der Energie AG Oberösterreich
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Organisationseinheit:
- Allgemeine universitäre Assistenz- und Verwaltungsarbeiten
- Verantwortung für die Korrespondenz der Vorständin der Klinischen Abteilung
- Terminkoordination und Reiseorganisation (inklusive Dienstreisebeantragungen)
- Koordination von Meetings, Telefonkonferenzen, Mitarbeiter*innenbelangen, Zeugnissen, Unterschriften
- Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen (inklusive Raumvorbereitung, Protokollführung)
- Aufbereitung von Unterlagen (Protokolle, Diktate) sowie Aktenverwaltung und Archivierungstätigkeiten
- Administrative Unterstützung der Lehrenden der Klinischen Abteilung im Studium Humanmedizin (z.B. Unterstützung bei der Erstellung von Lehrveranstaltungsunterlagen)
- Unterstützung bei der Administration von Forschungsprojekten sowie bei der Vorbereitung und Durchführung von Projektabrechnungen
- Ansprechpartner*in für Mitarbeiter*innen und externe Personen (z.B. Gastärzt*innen) Rechnungskontrolle
- Materialbestellung
- Organisation von Mitarbeiter*innen-Gesprächen und Bewerbungen
- Verantwortung für die Institutshomepage
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Deine Aufgaben
- Im Controlling unterstützen Sie die Führungskräfte bei der wirtschaftlichen Steuerung der Dienstleistungen und Projekte durch:
- Begleitung des jährlichen Planungs- und Budgetierungsprozesses
- Erstellung monatlicher Reports
- Analyse von Berichtsergebnissen
- Beratung bei der Entwicklung von Steuerungsmaßnahmen
- Betreuung des Berichtswesens und Abrechnung für externe Fördergeber
- Mitwirkung und Abrechnung von Projekten
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Ihre Aufgaben
- Umfassende organisatorische und administrative Unterstützung des Leiters der Vertriebssteuerung
- Aktives Mitdenken, Vorausplanen und Nachhalten von Terminen, Aufgaben und offenen Punkten
- Verantwortung für eine strukturierte Termin‑, Reise- und Ablauforganisation
- Organisation und Koordination von Meetings, Klausuren und Veranstaltungen (vor Ort und virtuell)
- Vorbereitung, Strukturierung und Qualitätssicherung von Präsentationen und Unterlagen
- Planung, Organisation und Abrechnung internationaler Dienstreisen
- Zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholder:innen
- Selbstständige Durchführung klassischer Assistenz- und Büroaufgaben
- Professionelle Korrespondenz
- Sorgfältiger und diskreter Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
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Your future responsibilities
- Acquisition of R&D projects for IC-Design, focusing on Sensorics, RF and mm-wave communication, radar applications and similar
- Acquisition of industrial partners (with a special focus on Start-ups and SMEs) and non-industrial partners (academic institutions, research centres) partners for innovative IC-Design project collaborations
- Defining a clear business strategy, leveraging unique SAL’s value proposition to attract customers, expand the customer base and find new markets
- Co-developing and shaping the service offering and the research strategy with both Engineering and Research teams, providing insights into current trends and expected industry developments, identifying opportunities and challenges
- Key-account management for premium partners, developing service quotations for clients and managing and of an efficient and agile customer database
- Liaising with the Marketing / PR and Engineering departments on the creation of marketing campaigns and related material, press releases and social media communication channels
- Representing SAL at events (both internal and external), organising and attending conferences, meetings and industry events
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