Projektassistenz/Administration (m/w/x)
Wir bieten eine krisensichere Anstellung in einem zukunftsorientierten Umfeld. Für unseren Kunden, ein schnellwachsendes Bauunternehmen in Wels, suchen wir eine engagierte Projektassistenz (m/w/x), zur Erweiterung des dynamischen Teams.
Ihr Verantwortungsbereich
- Vorbereitende Buchhaltung (Pre-Accounting): Prüfung, Kontierung und Freigabe von Ein- und Ausgangsrechnungen. Bearbeitung von Leistungsnachweisen, Kassenbelegen und Stundenlisten zur Übergabe an die Buchhaltung, Vorbereitung des Mahnwesens.
- Dokumenten- und Fristenmanagement: Strukturierte digitale und physische Ablage. Versionskontrolle und Überwachung von Fristen (z. B. Gewährleistung, Bürgschaften).
- Administrative Tätigkeiten: Professionelle Korrespondenz, Steuerung der Kommunikationsschnittstellen (Telefon, E-Mail) und administrative Stammdatenpflege sowie Besucherempfang.
- Projektunterstützung: Formatierung von Ausschreibungsunterlagen, Aktualisierung von Nachtragsübersichten und administrative Unterstützung im Material- und Gerätemanagement (Bestellungen und Lieferscheinkontrolle).
Ihr Profil
- Fundierte Erfahrung im Pre-Accounting: Kenntnisse der Belegkreisläufe, Kontierung sowie Grundbegriffe der USt, Skonto, KST/KTR.
- Kenntnisse im Dokumentenmanagement: strukturierte Ordnerlogik, Metadatenpflege, Versionierung, Fristenverwaltung.
- Sichere Ausdrucksweise: Ausgezeichnete Deutschkenntnisse (C1) in Wort und Schrift.
- IT-Kompetenz: Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS 365 (Outlook, Word-Formatierung, Excel-Grundlagen). Erfahrung mit branchenüblicher Software (z. B. BMD/DATEV/DMS) ist von Vorteil.
- Branchenverständnis Bau
- Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise: Lernbereitschaft, Flexibilität und proaktives Mindset sowie die Bereitschaft, den „Extrameter mehr" zu gehen.
Nice-to-have
- Erfahrung mit Zeitwirtschaft/Stundenerfassung, Reisekosten
- Grundlegende Kenntnisse in Datenschutz und Qualitätsmanagement
- Interesse an der Bau- und Immobilienbranche
Worauf Sie sich freuen können
- Familiäre Kultur: Integration in ein junges Team innerhalb eines leidenschaftlichen Unternehmens mit solider Struktur.
- Attraktive Rahmenbedingungen: Moderner Arbeitsplatz und flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeit (nach Absprache).
- Regelmäßige Teamevents und flache Hierarchien: Direkte Kommunikation auf Augenhöhe.
- Förderung Ihrer Entwicklung: Individuelle, fachliche und persönliche Weiterbildung durch Schulungen und Mentoring.
- Leistungsgerechte Bezahlung: monatlich 2.800,00 brutto bei 38,5 Stunden/Woche (14-mal p.a.) mit Bereitschaft zur Überbezahlung bei entsprechender Qualifikation und Berufserfahrung.
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