Organisationseinheit:
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben eines Universitätsinstituts (Koordination von Terminen, Schriftverkehr in Deutsch und Englisch ggf. auch Spanisch, Reiseplanung und -abrechnung, etc.)
- Organisation des Lehrveranstaltungs- und Prüfungsbetriebes
- Ansprechperson für Studierende, Mitarbeiter*innen und Gäst*innen
- Erstellung bzw. Überarbeitung von schriftlichen Unterlagen bzw. Präsentationen
- Unterstützung bei der Administration von Forschungsprojekten sowie Vorbereitung und Durchführung von Projektabrechnungen
- Verwaltung des Institutsbudgets, Budgetüberwachung und –kontrolle mittels SAP
- Unterstützung des wissenschaftlichen Personals in Forschungs- und Lehradministration
- Aktualisierung der Institutswebseite
- Mitwirkung bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen
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Organisationseinheit:
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben eines Universitätsinstituts (Koordination von Anrufen, Terminen, Schriftverkehr in Deutsch und Englisch, Reiseplanung und -abrechnung, usw.)
- Ansprechperson für Studierende, Mitarbeiter*innen und Gäst*innen
- Organisation des Lehrveranstaltungs- und Prüfungsbetriebes
- Erstellung bzw. Überarbeitung von schriftlichen Unterlagen bzw. Präsentationen
- Unterstützung bei der Verwaltung des Institutsbudgets sowie der Budgetüberwachung und –kontrolle mittels SAP
- Aktualisierung der Institutswebseite
- Mitwirkung bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen
- Unterstützung des wissenschaftlichen Personals in Forschungs- und Lehradministration
- Unterstützung bei der Administration von Forschungsprojekten sowie Vorbereitung und Durchführung von Projektabrechnungen
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Über unseren Kunden
Büroorganisation: Selbstständige Organisation des Büroalltags inklusive Terminkoordination, Korrespondenz, Erstellung von Präsentationen und Reiseplanung. Prozess- & Dokumentenverwaltung: Organisation und Verwaltung interner Abläufe, Unterlagen, Schulungen sowie der Ausstattung. Personalverwaltung: Administrative Abwicklung inkl. Zeitwirtschaft, Abrechnungen, Dienstreisen und laufender Verwaltungsaufgaben. Kommunikation & Einkauf: Abwicklung des Bestellwesens, Organisation von Bewirtungen sowie Raum- und Terminabstimmung für die interne und externe Kommunikation. Reporting: Aktive Mitarbeit bei der Erstellung von Berichten, Datenerhebungen und weiterführenden Auswertungen.
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Organisationseinheit:
- Sie bearbeiten Studierendenanliegen selbstständig, koordinieren Prüfungsabläufe und dokumentieren den Studienfortschritt
- Sie stehen Studierenden während ihres gesamten Studiums bei Fragen zu Prüfungen und Anerkennungen beratend zur Seite
- Sie unterstützen das Lehrpersonal der JKU bei Fragen zum Prüfungs- und Anerkennungswesen
- Sie übernehmen koordinierende und organisatorische Aufgaben im Team und unterstützen bei der Aufbereitung des Lehrangebots
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Ihre Aufgaben bei uns
- Aktualisierung von Sicherheitsunterweisungen sowie eLearning-Inhalten
- Erstellung von Präsentationen zu Spezialthemen, Unterweisungen und Baustelleneinsätzen
- Verwaltung arbeitsschutzrelevanter Dokumente wie Evaluierungsunterlagen, Betriebsanweisungen und Sicherheitsdatenblätter
- Pflege und laufende Aktualisierung des Arbeitsstoffverzeichnisses
- Vorbereitung und Dokumentation der Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses
- Erstellung von Begehungsprotokollen sowie Bearbeitung und Nachverfolgung von QSU-Maßnahmen einschließlich Wirksamkeitsprüfungen
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Ihr Beitrag macht den Unterschied
- Administrative und organisatorische Unterstützung des Landesdirektors
- Organisation des Back-Office-Bereiches der Landesdirektion sowie Verwaltung von Personalagenden
- Abwicklung der Korrespondenz sowie eigenverantwortliche Organisation und Koordination von Terminen
- Unterstützung der Landesdirektion bei vertrieblichen Aktivitäten, insbesondere durch Vorbereitung von Vertriebsunterlagen, Aufbereitung von Auswertungen und organisatorische Begleitung von Vertriebsmaßnahmen
- Planung, Organisation und Abrechnung von Veranstaltungen und Schulungen
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Ihre Aufgaben
- Prüfung und Erfassung von Eingangsrechnungen
- Aktive Mitarbeit bei der Entwicklung des Rechnungserfassungstools
- Unterstützen bei der Prüfung, Kontierung und Verbuchung der Eingangsrechnungen unserer österreichischen Gesellschaften
- Durchführung des laufenden Zahlungsverkehrs in SAP
- Kreditoren Management sowie laufende Kontrolle der offenen Posten
- Ansprechpartner für Lieferanten und Tochtergesellschaften
- Aktive Mitarbeit in Digitalisierungs- und Prozessoptimierungsprojekten sowie im Masterdata Management
- Erste Berufserfahrung im Bereich Kreditorenbuchhaltung von Vorteil
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Organisationstalent gesucht – unterstütze unsere Teamleitung im Herzen des Betriebs!
- Unterstützung der Teamleitung bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten
- Führung und Kontrolle des Kassenbuches sowie Durchführung von Kassen-, Gutschein- und Teamkassenabrechnungen
- Vorbereitung und Abwicklung der täglichen Losungseinzahlungen
- Kontrolle, Erfassung und Verbuchung von Lieferscheinen im Warenwirtschaftssystem
- Erstellung von Ausgangsrechnungen und Unterstützung bei administrativen Abrechnungsprozessen
- Mitwirkung bei Monatsabschlüssen und Inventuren
- Pflege und Eingabe von Speiseplänen auf der Unternehmenswebsite
- Erstellung von Beschilderungen und Preisauszeichnungen im Betrieb
- Unterstützung in der Personaladministration sowie Verwaltung von Personalunterlagen
- Bearbeitung von Cateringanfragen, Angebotserstellung und organisatorische Vorbereitung von Veranstaltungen
- Schnittstelle zwischen den beteiligten Abteilungen zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
- Aktive Unterstützung an der Kassa während der Mittagszeit und direkter Gästekontakt
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihre Aufgaben
- Grafiken für die Website erstellen
- Wartung und Aktualisierung der Website
- Videoschnitt für Social Media und Projekte
- Neuerstellung oder Adaptierung von Drucksorten vom Layout bis zur Bestellung
- Allgemeine Bürotätigkeiten
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Deine Tätigkeiten
- Verbuchung und Verteilung der täglichen Bankbewegungen (Tagesauszüge) sowie Abstimmung und Kontrolle von Bankkonten
- Mietenbuchhaltung: Ansprechpartner:in für unsere Bewohner:innen bei Fragen rund um den Kontostand, per Telefon, Mail oder persönlich
- Stammdatenverwaltung im AS 400
- Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) für WEGs
- Betriebskostenabrechnung in Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung
- Allgemeine Tätigkeiten im Rechnungswesen, welche bei einer Wohnungsgenossenschaft anfallen
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Unser Auftrag
- Terminplanung und -vereinbarung
- Patient*innenadministration (Aufnahme, Koordination von Untersuchungen, …)
- Befund- und Arztbriefschreibung nach Diktat
- Betreuung des Telefons
- Bearbeitung der Post
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Ihre Aufgaben:
Aufbau und strukturierte Weiterentwicklung einer professionellen Objektverwaltung für die Unternehmensstandorte Zuverlässige Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie Nachverfolgung behördlicher Auflagen Eigenverantwortliche Beauftragung und Kontrolle von Wartungen, Prüfungen und Revisionen Planung und Durchführung von Objektbegehungen inklusive der Umsetzung daraus resultierender Maßnahmen (z. B. Brandschutz, ÖNORM B1301) Kompetente und serviceorientierte Betreuung von Mieter:innen sowie professionelle Abwicklung von Übergaben und Übernahmen (inkl. Parkflächenmanagement) Beauftragung sowie konsequente Leistungs- und Rechnungskontrolle von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen Sicherstellung einer lückenlosen Dokumentation von Plänen und Prüfprotokollen im CAFM-System
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Dann starten Sie jetzt im Back-Office durch! Für das moderne Betriebszentrum eines etablierten und stabilen Bankhauses in Linz suchen wir eine genaue und teamorientierte Persönlichkeit. Egal ob Branchenprofi oder motivierter Quereinsteiger - hier erwartet Sie eine langfristige Perspektive mit exzellenter Begleitung.
Kreditabwicklung: Kompetente, strukturierte und finale Bearbeitung von Kreditfällen nach der Beantragung durch die Kundenbetreuer. Qualitätssicherung & Evidenzhaltung: Durchführung von regelmäßigen Kontroll- und Überprüfungstätigkeiten, wie z. B. das Einholen und Prüfen von Änderungen im Grund- und Firmenbuch. Sicherheitenmanagement: Fundierte Bewertung und administrative Erfassung von Kreditsicherheiten. Prozessoptimierung: Aktive Mitgestaltung bei der Weiterentwicklung, Digitalisierung und Vereinfachung der bestehenden Kreditapplikationen sowie der internen Abwicklungsabläufe. Projektmitarbeit: Engagierte Mitarbeit bei vielseitigen abteilungsinternen und übergreifenden Projekten.
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Organisationseinheit:
- Sie bearbeiten Studierendenanliegen selbstständig, koordinieren Prüfungsabläufe und dokumentieren den Studienfortschritt
- Sie stehen Studierenden während ihres gesamten Studiums bei Fragen zu Prüfungen und Anerkennungen beratend zur Seite
- Sie unterstützen das Lehrpersonal der JKU bei Fragen zum Prüfungs- und Anerkennungswesen
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihre Aufgaben
- Grafiken für die Website erstellen
- Wartung und Aktualisierung der Website
- Videoschnitt für Social Media und Projekte
- Neuerstellung oder Adaptierung von Drucksorten vom Layout bis zur Bestellung
- Allgemeine Bürotätigkeiten
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Vollzeit | Teilzeit | befristet
Ihre Aufgaben
- Grafiken für die Website erstellen
- Wartung und Aktualisierung der Website
- Videoschnitt für Social Media und Projekte
- Neuerstellung oder Adaptierung von Drucksorten vom Layout bis zur Bestellung
- Allgemeine Bürotätigkeiten
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Ihre Aufgaben
Abwicklung von Bestellungen im SAP-System Unterstützende Tätigkeiten im elektronischen Beschaffungsportal Eigenverantwortliche Durchführung von Preisanfragen Konsequente Terminüberwachung von Bestellungen und Auftragsbestätigungen Laufende Kommunikation mit Einkäufer*innen, Lieferanten sowie den zuständigen Fachbereichen für einen reibungslosen Bestellablauf Allgemeine Bürotätigkeiten (Terminorganisation, Bewirtung, Telefon- und Mailmanagement)
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Abgaben und Steuern
- Organisation und Koordination administrativer Abläufe sowie Terminmanagement der Geschäftsbereichsdirektion
- Bearbeitung, Zuteilung und Weiterleitung eingehender Schriftstücke über ELAK, Outlook und Post sowie Telefonmanagement
- Verantwortung für das SAP HR-Zeitmanagement einschließlich Krank- und Gesundmeldungen sowie Korrekturen von Fehlbuchungen
- Pflege und Aktualisierung von Inhalten im Intranet sowie Kontrolle interner Verzeichnisse
- Verbuchung von Rechnungen in SAP
- Unterstützung bei Personalagenden (z. B. Ein- und Austritte, Anträge, Meldungen an die Personalservicestelle)
- Organisation und Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen
- Übernahme weiterer organisatorischer und verwaltungsbezogener Aufgaben in Vertretung (z. B. Bestellwesen, Inventur, Einnahmen-/Ausgabenbuchungen sowie Gebäudeagenden)
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Ihre Aufgaben
- Bei uns erwarten Sie spannende und vielfältige Tätigkeiten in diversen Bereichen, wie u.a.
- im Einkauf,
- im Verkauf,
- im Marketing,
- im Personalmanagement ODER
- im Rechnungswesen
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Kultur und Bildung, Abteilung Schulen
- Erstanlaufstelle für Kunden und Lehrkräfte im Servicecenter der Musikschule Linz
- Schülerdatenverwaltung von der Anmeldung über Zuteilung bis zur
Schulgeldvorschreibung - Unterstützung der Lehrkräfte bei Schülerzuteilung, Stundenplanerstellung,
Raumzuteilung etc. - Mitwirkung bei der Vorbereitung und Abwicklung von Sonderprojekten
(Veranstaltungen…) - Div. Verwaltungstätigkeiten
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Organisationseinheit:
- Unterstützung des Leitungsteams des Zentrums für Medizinische Forschung (ZMF) der Medizinischen Fakultät in organisatorischen und administrativen Agenden
- Allgemeine Bürokommunikation und -organisation
- Administrative Tätigkeiten bei Personalangelegenheiten (z.B. Onboarding neuer Mitarbeiter*innen, administrative Begleitung von Bewerbungsprozessen, Laborzutrittsverwaltung etc.)
- Bestellwesen (inkl. Bestandsprüfung, Warenkontrolle und Rechnungsprüfung)
- Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings (z.B. Protokollierung)
- Effiziente Zusammenarbeit mit zentralen Serviceeinheiten der JKU (z.B. Einkauf, Finanzbuchhaltung, Facility Management)
- Laufende Aktualisierung der ZMF-Homepage
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Allgemeines
- Mitarbeit bei der Warenübernahme
- Sicherstellung der Lagerordnung
- Leergut
- Mitarbeit bei den Einkaufswagen
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DAS ERWARTET DICH:
- ein tolles Arbeitsklima mit Kollegen, die ihren Job leben
- ein sicherer Arbeitsplatz mit Perspektiven
- vielfältige Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- vergünstigte Einkaufsmöglichkeiten
- hochwertige Produkte und Marken
- angenehme Arbeitszeiten
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Deine Aufgaben
- Im Controlling unterstützen Sie die Führungskräfte bei der wirtschaftlichen Steuerung der Dienstleistungen und Projekte durch:
- Begleitung des jährlichen Planungs- und Budgetierungsprozesses
- Erstellung monatlicher Reports
- Analyse von Berichtsergebnissen
- Beratung bei der Entwicklung von Steuerungsmaßnahmen
- Betreuung des Berichtswesens und Abrechnung für externe Fördergeber
- Mitwirkung und Abrechnung von Projekten
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Teilzeit | befristet | Freelancer, Projektarbeit
Beschäftigungsausmaß:
- Arbeiten, wann und wo es für Sie am besten passt
- freie Einteilung Ihrer Aufträge entsprechend Ihrer zeitlichen Verfügbarkeit
- perfekte Vereinbarkeit mit Studium und Privatleben
- Mitarbeit an einem zukunftsweisenden KI-Projekt im Rechtsbereich
- wertvolle Praxiserfahrung im Gesundheits- und Unternehmensrecht
- enge Zusammenarbeit mit erfahrenen JuristInnen
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Organisationseinheit:
- Selbstständige und eigenverantwortliche Durchführung von Arbeiten im Rahmen von Studien
- Administration des Studienzentrums der Universitätsklinik für Dermatologie und Venerologie in Kooperation mit den zugeordneten Leitungen der Arbeitsgruppen
- Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Belangen für Forschungsprojekte (Dokumentation, Koordination, Logistik, Datenmanagement und -auswertung, Monitoring, Research Meetings)
- Unterstützung bei der Einreichung von Anträgen in Ethikkommissionen
- Kooperation mit dem Koordinationszentrum für Klinische Studien (KKS Linz) der Medizinischen Fakultät der JKU und dem Service Center for Clinical Research (SCCR) des Kepler Universitätsklinikums
- Kommunikation mit Sponsor*innen, Studienzentralen, Principal Investigator*innen, Behörden etc.
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Grant-Anträgen an FFG, FWF und anderen Fördergeber*innen
- Vorbereitung und Begleitung bei Monitor-Besuchen, Audits und Behördeninspektionen
- Administration der Forschungsdatenbank (PURE)
- Administration der studienbezogenen Controlling- und Verrechnungstätigkeiten u. a. Reisen, Beschaffung, Terminplanung, Lehre
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Ihre Aufgaben:
Schwerpunktmäßige Betreuung des internen Freilagers sowie eines der zentralen Hauptmagazine Vielseitige Allround- und Springertätigkeiten innerhalb der Magazinverwaltung Eigenverantwortliche Disposition und zuverlässige Abwicklung von Bestellungen mittels SAP Sicherstellung eines reibungslosen Wareneingangs und Warenausgangs Fachgerechte Ein- und Auslagerungstätigkeiten Routiniertes Führen von Flurförderzeugen (Staplerfahren) im operativen Tagesgeschäft
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Ihre Aufgaben bei uns
- Fachliche Betreuung des Moduls Lohnverrechnung in BMD NTCS sowie erste Ansprechperson für interne Anwender:innen
- Analyse, Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Payroll-Prozesse
- Unterstützung bei der Umsetzung gesetzlicher Änderungen und interner Vorgaben in BMD NTCS
- Ausarbeitung, Dokumentation und Automatisierung von Prozessen in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen
- Erstellung und Pflege von Anleitungen, Dokumentationen und Schulungsunterlagen
- Mitarbeit bei internen Schulungen sowie aktive Wissensvermittlung im Unternehmen
- Schnittstellenfunktion zwischen Lohnverrechnung, HR, IT und weiteren internen Bereichen
- Bei Bedarf punktuelle Unterstützung in der operativen Lohnverrechnung
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