Deine Qualifikationen
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Du beherrschst die gängigen MS-Office-Anwendungen
- Du bist belastbar, genau und verantwortungsbewusst
- Du hat ein höfliches und kundenfreundliches Auftreten
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AT - Schwertberg
- Ausbildung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
- Erfahrungsschatz: Erste Berufserfahrung ist wünschenswert, aber keine Voraussetzung.
- Sprachkompetenz: Du hast gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- IT-Kenntnisse: Du hast Erfahrung in der Anwendung von IT-Systemen, insbesondere bist du fit im MS Office.
- Wesen: Du bist teamfähig, kommunikativ, kreativ und lösungsorientiert.
- Haltung: Du hast eine selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
- Persönliches: Du arbeitest gerne im Team und hast eine verantwortungsbewusste und strukturierte Arbeitsweise.
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Deine Aufgaben
- Erstellung von Miet- und Betriebskostenabrechnungen
- KFZ-Verwaltung
- Kontrolle und Abwicklung von Eingangsrechnungen
- Allgemeine Sekretariatsagenden, wie Bestellwesen, Fakturierung, Archivierung und Ablage
- Professionelle Abwicklung sämtlicher Korrespondenz
- Administrative und organisatorische Tätigkeiten
- Persönliche und telefonische Anlaufstelle
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Ihre Aufgaben
- Posteingang und -ausgang
- Texte und Schriftstücke aufgrund von Vorgaben korrekt und formgerecht erstellen
- Terminkoordination
- Bestände (wie Büromaterial, Werbeartikel, ...) beschaffen und verwalten
- Rechnungen erstellen und kontrollieren
- an der betrieblichen Buchführung und Kostenrechnung mitwirken
- Angebots-, Bestell,- und Auftragswesen
- Kunden informieren und betreuen, Verkaufsgespräche führen
- Bestellungen (Material, Waren und Dienstleistungen) vorbereiten
- Facheinschlägige Formulare, Vordrucke und Schriftstücke ausfertigen und bearbeiten
- Liefertermine überwachen und Maßnahmen bei Verzug ergreifen
- Administrative Arbeiten mit Hilfe der betrieblichen Informations- und Kommunikationssysteme durchführen
- Statistiken, Dateien und Karteien anlegen, warten und auswerten
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Organisationseinheit:
- Bestellung von Bücherwünschen (print und eBook)
- Rechnungsbearbeitung und Etat-Verwaltung
- Verwaltung von Büchern und Zeitschriften, Vorbereitung der Medien für die Aufstellung in der Fakultätsbibliothek
- Kommunikation mit Instituten der Fakultät Juridicum
- Informationsdienst am Schalter sowie Abwicklung von Ausleihen, Rückgaben und Reservierungen
- Arbeiten in den Lesebereichen und Magazinen (Ausheben, Einstellen, Bestandsflächen verwalten)
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Organisationseinheit:
- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben wie Korrespondenz, Mailverkehr und Terminplanung
- Organisation des Lehrveranstaltungs- und Prüfungsbetriebs
- Ansprechperson für Studierende, Mitarbeitende und Lehrende
- Erstellung von Präsentationsunterlagen (insbesondere Power-Point-Präsentationen)
- Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen
- Wartung der Institutshomepage und von Kanälen auf sozialen Netzwerken
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Deine Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich
- Einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Italienisch von Vorteil
- Organisation ist deine Stärke – du arbeitest eigenverantwortlich, strukturiert und zuverlässig
- Du bist ein Teamplayer, kommunikativ und du hast ein gutes Gespür für Prioritäten
- Ein freundliches, professionelles Auftreten runden dein Profil ab
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Ihre Aufgaben
- Eigenständige Bearbeitung von Kundenanfragen, Angeboten und Aufträgen im Stückgutbereich
- Kaufmännische und technische Klärung von Vertriebsaufträgen in enger Abstimmung mit internen Schnittstellen
- Sicherstellung der termingerechten Auftragsabwicklung sowie Überwachung von Liefer- und Auslieferterminen
- Erfassung und Pflege von Aufträgen inklusive Artikel-, Preis- und Produktdaten im ERP-System
- Koordination des termingerechten Versands und der Fakturierung
- Abwicklung von Reklamationen, Retouren und Stornos sowie Unterstützung bei der Kundenkommunikation
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Deine Aufgaben
- Beraten: Schon während deiner Lehrzeit wirst du zum absoluten Profi für Haut-, Fuß- und Nagelpflege und berätst deine Kund:innen professionell rund um Kosmetika und Inhaltsstoffe.
- Verwöhnen: Du hast für jedes Anliegen die typgerechte Behandlung samt passender Produktempfehlung aus dem dm Sortiment und schaffst für unsere Kund:innen einzigartige Verwöhnmomente.
- Begeistern: Du schaffst es, deine Kund:innen mit deinem handwerklichen Geschick samt passender Produktempfehlungen aus dem dm Sortiment zu begeistern.
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Ihre Aufgaben:
- Auftragsmanagement: Annahme von Kundenanfragen, Angebotsstellung und eigenständige Abwicklung von Transportaufträgen
- Transportplanung: Disposition von Fahrpersonal und Planenfahrzeugen unter Berücksichtigung von Touren, Terminen und wirtschaftlichen Faktoren
- Kundenbetreuung:Kommunikation mit internationalen Kunden, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen
- Qualitäts- /Terminkontrolle: Überwachung der termingerechten Lieferung und Einhaltung aller Vorgaben
- Einhaltung von Vorschriften: Sicherstellung der Beachtung gesetzlicher Bestimmungen, Lenk- und Ruhezeiten sowie Zollvorschriften
- Administrative Aufgaben: Bearbeitung von Transportdokumenten, Rechnungen und allgemeinen administrativen Aufgaben
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Ihre Aufgaben
- Organisation und Koordination von Büroabläufen, Räumen und Ressourcen
- Freundlicher Erstkontakt für Besucher:innen, Bewohner:innen und Partner:innen
- Kommunikationsdrehscheibe zwischen Verwaltung, Technik, Mensa und externen Stellen
- Unterstützung im operativen Betrieb (Einkauf, Lieferantenkontakte, Mensa-Schnittstelle, Technik)
- Kontrolle und Vorbereitung von Rechnungen und Lieferscheinen
- Administrative Unterstützung der Teamleitung
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Ihr Fahrplan - so unterstützen Sie unser Team:
- Allgemeine Büro- und Organisationstätigkeiten
- Telefonate und Schriftverkehr mit Kunden und Geschäftspartnern
- Ablage, Dokumentenmanagement und Terminkoordination
- Arbeiten mit Zahlen und einfachen Auswertungen
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